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Gestione del rapporto contrattuale

Fin dal principio la gestione di MM del patrimonio ERP del Comune di Milano ha puntato a introdurre cambiamenti strutturali nelle modalità esecutive della relazione tra gestore e inquilini. Il modello messo a punto da MM in accordo con il Comune di Milano si ispira al principio di prossimità con il cittadino. MM gestisce la relazione con gli inquilini attraverso molteplici canali tra cui: Contact Center con numero verde dedicato, Sedi e sportelli territoriali, assemblee di condominio e collaborazione con i Comitati e le associazioni locali.

Presso le sedi territoriali è possibile stipulare, registrare o chiudere contratti di locazione, svincolare la cauzione, consegnare le chiavi, chiedere informazioni e chiarimenti sui canoni d’affitto e sulle spese accessorie e richiedere interventi di emergenza.

Dopo aver accettato l’alloggio proposto, l’inquilino assegnatario verrà convocato da MM - nella sede territoriale di competenza - per la sottoscrizione del contratto di locazione. Durante la sottoscrizione vengono consegnati:

  • verbale di presa in custodia dell’alloggio e le chiavi dell’appartamento;
  • copia regolarità dell’impianto elettrico, gas e, se esistente, del riscaldamento autonomo;
  • modifica della composizione del nucleo familiare o della posizione societaria nel caso di usi diversi;
  • eventuali istruzioni dettagliate per utilizzare al meglio l’appartamento e le sue dotazioni.

L’assegnatario dovrà versare come deposito cauzionale una somma pari a tre mensilità, tramite MAV, che gli verrà consegnato dalla sede territoriale competente. Tale deposito (fruttifero di interessi) verrà interamente restituito alla riconsegna dell’alloggio (fermo restando che l’inquilino non abbia arrecato danni all’appartamento e che sia in regola con i pagamenti).

La sottoscrizione dei contratti di locazione, per legge, ha un costo che viene ripartito fra proprietario e assegnatario. Per l’eventuale posto auto e/o box si dovrà sottoscrivere un contratto separato. I nuovi assegnatari dovranno provvedere a proprie spese agli allacciamenti delle utenze (gas, energia elettrica).

Dalla sottoscrizione del contratto di locazione, ogni inquilino è tenuto a:

  1. occuparsi, a propria cura e spese, degli interventi di manutenzione di competenza degli inquilini;
  2. alle scadenze previste, al pagamento dei servizi generali (pulizia parti comuni, rotazione sacchi immondizia, ascensore, ecc..) e del canone di locazione.

All’interno di ciascuna Sede Territoriale, le funzioni sono svolte da addetti amministrativi ed addetti alla gestione tecnico-manutentiva.

Gli addetti amministrativi svolgono le funzioni di sportello e di back office, in particolare per ciò che riguarda:

  • la stipula dei contratti di locazione;
  • la raccolta della documentazione dell’anagrafe dell’utenza;
  • chiarimenti riguardo partite contabili, canoni di affitto e spese accessorie;

Inoltre si occupano della gestione delle richieste di:

  • revisione del canone d’affitto in base alla situazione socio-economica del nucleo familiare;
  • subentro nei contratti;
  • modifica della composizione del nucleo familiare o della posizione societaria nel caso di usi diversi;
  • disdetta e rilascio delle unità immobiliari.

Gli addetti alla gestione tecnico-manutentiva degli edifici hanno la responsabilità di ordinare, seguire, verificare e contabilizzare i lavori di manutenzione ordinaria di tipo riparativo. La loro attività consiste nel:

  • coordinamento e pianificazione delle attività di facility management nel rapporto con le imprese affidatarie degli specifici contratti, verifica che le attività delle imprese si svolgano entro le condizioni stabilite dall’affidamento ed elaborando le corrette contabilità;
  • pianificazione degli interventi di sopralluogo e di verifica delle lavorazioni in corso;
  • identificazione delle soluzioni tecniche più efficaci nella risoluzione delle criticità;
  • gestione delle segnalazioni e delle lamentele connesse ai servizi e stabilirne l’urgenza interfacciandosi, a seconda dell’esigenza, con le funzioni aziendali di competenza;
  • predisposizione di reportistica funzionale alla valutazione delle attività dei fornitori e delle attività di gestione tecnica.